Extracto
Satisfacer las necesidades tecnológicas de una empresa implica un equilibrio entre adoptar soluciones existentes para necesidades comunes y desarrollar soluciones personalizadas cuando se requiere una adaptación específica a los procesos comerciales únicos de la organización. Al considerar no solo los costos a corto y largo plazo, sino también los tiempos de implementación, la escalabilidad de los sistemas, su facilidad de uso y la capacidad para integrarse con los sistemas existentes, las empresas pueden satisfacer sus necesidades tecnológicas que los acerquen hacia el logro de sus metas.
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Transformando el Mundo Empresarial en la Era Digital
En la actual era digital, la implementación de tecnología se ha convertido en el motor que impulsa el crecimiento y la eficiencia de las empresas en todo el mundo. En este contexto, las aplicaciones empresariales desempeñan un papel fundamental al permitir a las organizaciones optimizar sus operaciones, automatizar procesos, mejorar la comunicación interna y externa, y obtener información valiosa sobre el desempeño del negocio para la toma de decisiones estratégicas relevantes e informadas.
Las aplicaciones empresariales, programas informáticos que abarcan una amplia gama de funciones, pueden estar dirigidas a diferentes áreas de negocio. Actualmente, existen diversas soluciones disponibles en el mercado que ofrecen herramientas para satisfacer necesidades específicas en cada una de estas áreas. Sin embargo, la diversidad en los lenguajes de programación, las versiones y las prácticas de diseño, a menudo dificulta la integración de estas soluciones. Por lo tanto, surge la pregunta: ¿es mejor adoptarlas o crearlas?
Ambos enfoques buscan satisfacer las necesidades tecnológicas de una empresa para mejorar sus operaciones. En muchos casos, una combinación de ambas estrategias puede ser la mejor opción, ya que:
Adopción: Es ideal cuando se busca una solución rápida y rentable para necesidades comunes o estándar, como la gestión de recursos humanos, la contabilidad, el seguimiento a clientes o la gestión de proyectos, puedes optar por soluciones existentes en el mercado.
Creación: Es más adecuada cuando se busca una solución altamente personalizada o cuando las soluciones existentes no satisfacen las necesidades específicas de la organización.
La Adopción de Aplicaciones Empresariales Existentes: Soluciones Probadas
La adopción de soluciones existentes consiste en adquirir software empresarial ya desarrollado por terceros como lo son SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics, entre otros. Este enfoque a menudo representa una implementación más rápida, ya que el software ya está desarrollado y listo para usar, y resulta más económico en términos de costos iniciales ya que no se tiene que invertir en el desarrollo desde cero.
Sin embargo, la adopción de aplicaciones empresariales existentes en el mercado puede ser un proceso complejo que requiere una cuidadosa planificación y ejecución ya que muchas organizaciones ya cuentan con una variedad de sistemas y plataformas en funcionamiento que deben ser integrables para asegurar la compatibilidad y la interoperabilidad entre dichas soluciones, lo cual puede ser todo un desafío que debe ser abordado en las diferentes etapas del proceso de adopción:
Levantamiento de requerimientos: Lluvia de ideas e historias de usuario para lograr conocer y entender sus necesidades y preferencias al seleccionar y desplegar aplicaciones empresariales.
Definición de alcances: Determinar los ajustes, mejoras y sistemas esperados en la implementación.
Análisis de riesgos: Identificación de riesgos del proyecto en cuanto a sus impactos cuantitativos y cualitativos a corto, mediano y largo plazo; especialmente en la protección de datos y la prevención de ciberataques.
Búsqueda y análisis de proveedores: Contacto con proveedores que tengan la capacidad humana y técnica necesarias para satisfacer las demandas del proyecto, se solicitan presupuestos y se validan.
Selección y presentación del proveedor: Presentación del proveedor escogido junto con la documentación del análisis de selección.
Implementación y seguimiento: Se recibe la capacitación adecuada y el apoyo continuo para garantizar el máximo aprovechamiento de las nuevas herramientas.
Mantenimiento del sistema: Se analizan necesidades de mejora por lo menos una vez al año.
El proceso de adopción resulta más conveniente cuando la madurez tecnológica de los equipos es baja, y la documentación y sistematización de los procesos son escasas, ya que la solución adoptada incluye sus propios procesos, haciendo que el usuario se pueda ajustar rápidamente al sistema. Sin embargo, si el usuario cuenta con una alta madurez tecnológica o ya se tiene sus procesos altamente refinados, la adopción de soluciones del mercado puede resultar en problemas a nivel técnico o humano debido al cambio en la forma de trabajo.
Aunque muchas empresas que proporcionan estas herramientas ofrecen servicios de soporte, actualización y ajuste ante ciertas necesidades específicas, estas pueden resultar poco eficientes en el gran contexto del sistema; por lo cual algunas empresas optan por desarrollar sus propias aplicaciones a medida para satisfacer necesidades específicas que no pueden ser cubiertas por soluciones preexistentes.
La Creación de Aplicaciones Empresariales a Medida: Soluciones Personalizadas
El desarrollo de aplicaciones empresariales desde cero brinda la posibilidad de adaptarlas exactamente a los requisitos y procesos comerciales de la organización para una mayor eficiencia y competitividad en el mercado, ya que se tiene el control total sobre todas las funciones y características de la aplicación, lo que permite adaptarla según las demandas cambiantes del negocio.
Sin embargo, la creación de aplicaciones empresariales a medida suele requerir una inversión inicial significativa en términos de tiempo y recursos financieros en comparación con la adopción de soluciones existentes; así como mantenimiento constante para corregir errores, implementar nuevas funciones, y garantizar la seguridad de los datos y la usabilidad del producto final.
El desarrollo de estas soluciones parte de una sólida comprensión de las necesidades del negocio y la sistematización de los procesos, lo que debería, en sí mismo, disminuir los tiempos y eliminar tareas redundantes. A su vez, hay una serie de factores a tener en cuenta en cada etapa del proceso de desarrollo:
Levantamiento de requerimientos: Partir de los procesos existentes (escritos y no escritos).
Definición de alcances: Tomar en consideración la experiencia del usuario y el diseño de interfaces sencillas y comprensibles.
Análisis de riesgos: Especialmente el servicio post-desarrollo.
Búsqueda y análisis de proveedores: Consultoras o freelancers con experiencia no solo en el desarrollo de sistemas, sino también con conocimiento previo de la industria.
Selección y presentación del proveedor: Desarrollar mecanismos de seguimiento desde el primer día.
Desarrollo y seguimiento: Se hacen sesiones periódicas para garantizar el correcto funcionamiento y pruebas del sistema.
Mantenimiento del sistema: Se generan acuerdos de mantenimiento y actualización del sistema.
A su vez, contar con un enfoque centrado en el usuario y un compromiso con la mejora continua permite a las empresas aprovechar al máximo el poder transformador de la tecnología para impulsar el crecimiento de los negocios y alcanzar metas empresariales mediante la optimización de sus operaciones. Muchas veces mediante la automatización de tareas que permite que las actividades repetitivas ocupen el menor tiempo posible, liberando así recursos para otras actividades o incluso para tener una vida personal más equilibrada.
Aunque la mayoría de las empresas no pueden permitirse el lujo de dedicar recursos ilimitados al desarrollo de software interno, el desarrollo inicial de ciertas soluciones y secuencias de comandos en Excel puede resultar positivo en los primeros pasos hacia la digitalización y automatización de la empresa y no se requiere contar con un equipo de desarrollo experimentado y dedicado para garantizar que las aplicaciones cumplan con las funciones para operar de forma inteligente. Sin embargo es importante tomar en consideración los estándares de calidad y seguridad necesarios dependiendo de la información que se maneje.
La inversión en el desarrollo de aplicaciones a medida vale la pena a largo plazo, ya que estas soluciones pueden ofrecer un mayor retorno de la inversión al proporcionar un nivel de personalización y funcionalidad que no se encuentra en las soluciones comerciales disponibles.
Conclusiones: La Mejor Opción es la que se Ajusta a tus Condiciones y Realidades
Las aplicaciones empresariales desempeñan un papel crucial en la transformación digital de las empresas, permitiendo la automatización de procesos, la toma de decisiones basada en datos y la mejora de la eficiencia operativa. Ya sea mediante la adopción de soluciones existentes o la creación de aplicaciones a medida, las empresas tienen a su disposición una amplia gama de herramientas para satisfacer sus necesidades específicas y adaptarse a un entorno empresarial en constante cambio. Un resumen de los puntos a considerar al momento de elegir si adoptar o desarrollar es:
Costos a corto y largo plazo: El desarrollo a medida puede ser costoso inicialmente, pero puede proporcionar ahorros significativos y una mayor eficiencia a largo plazo.
Tiempo de implementación: Las soluciones existentes suelen tener tiempos de implementación más cortos, mientras que el desarrollo a medida puede llevar más tiempo.
Escalabilidad de los sistemas: Tanto las soluciones existentes como las personalizadas deben ser capaces de adaptarse a medida que el negocio evoluciona, y crecer junto con la empresa.
Facilidad de uso: Una interfaz intuitiva y una capacitación adecuada pueden marcar la diferencia en la adopción y el éxito de la solución al acelerar la curva de aprendizaje y facilitar el uso de la aplicación.
Integración con sistemas existentes: Hay que asegurarse de que la solución elegida pueda integrarse sin problemas con los sistemas existentes para evitar problemas de compatibilidad y redundancia de datos.
Con una planificación cuidadosa y un enfoque estratégico, las aplicaciones empresariales pueden ser una poderosa herramienta para impulsar el desempeño organizacional y asegurar el crecimiento y éxito empresarial en el mundo digital de hoy.
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Acerca de Pablo Tellaeche (Autor):
Propietario y consultor principal de TACs Consultores, Conferencista y Docente Universitario; busca llevar una verdadera y positiva Cultura Lean y Transformación Digital a toda empresa con la que tenga el gusto de colaborar.
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