Extracto
Siendo la información uno de los activos más valiosos para las empresas y organizaciones, la necesidad de almacenarla de manera ordenada, protegerla contra amenazas y garantizar su integridad son aspectos críticos que se deben considerar para mejorar la operación diaria y la sostenibilidad a largo plazo de los negocios al permitir la toma de decisiones informadas que mejoren la productividad y mantengan a la organización competitiva en un entorno empresarial cada vez más orientado a los datos.
Contenidos
Implementando una Infraestructura de la Información para Potenciar la Eficiencia Empresarial
En la era digital actual, la gestión eficiente de la información se ha vuelto crucial para el éxito empresarial. Esta gestión hace uso de una infraestructura de la información que une sistemas y tecnologías para alimentar bases de datos donde se pueden almacenar, organizar y recuperar datos de manera eficiente para todo tipo de análisis y estudios que nos permitan una administración del desempeño organizacional y una gestión proactiva de riesgos basados en datos para tener una visión más clara sobre la realidad actual del negocio y el provenir en su futuro.
En este contexto, las empresas guardan su información en medios físicos (discos duros, unidades de estado sólido SSD, tarjetas de memoria USB, cintas magnéticas, etc.) y digitales (servicios en la nube y servidores locales de red NAS); y hacen uso de redes (locales LAN, de área amplia WAN, así como Ethernet, Wi-Fi, fibra óptica, etc.) para realizar la transferencia de datos entre sus diferentes sistemas de gestión y aplicaciones empresariales.
Para garantizar que la información pueda ser utilizada de forma correcta y adecuada, se debe asegurar una transferencia de datos segura, escalable e interoperable. Ello implica implementar medidas para:
Almacenar datos de manera ordenada, estructurada y respaldada con el fin de garantizar su rendimiento, accesibilidad y disponibilidad en todo momento.
Proteger datos contra accesos no autorizados y pérdidas o modificaciones no deseadas que pongan en riesgo la privacidad de la información sensible de una organización y la ventaja competitiva de un negocio.
Rastrear la procedencia y modificación o manipulación de datos con controles que permitan monitorear la integridad, consistencia y coherencia de los movimientos en la información.
Almacenamiento de Datos: Orden en el Caos Digital
Las empresas deben considerar la implementación de estrategias de almacenamiento eficientes, como la asignación adecuada de recursos de almacenamiento, la implementación de técnicas de compresión de datos y la creación de copias de seguridad periódicas (por lo menos 1 vez al año) para mitigar el riesgo de pérdida de datos.
En este contexto, los sistemas de clasificación de información (SCI) desempeñan un papel fundamental al facilitar la búsqueda y recuperación de datos de manera ágil, proporcionando a las empresas las herramientas necesarias para gestionar y ubicar eficientemente documentos, formatos, expedientes y registros mediante métodos de clasificación:
Jerárquicos, donde se utiliza una estructura de árbol.
Basados en Etiquetas, donde se asignan etiquetas o palabras clave.
Por Metadatos, donde se asocian metadatos (datos que describen otros datos).
Si imaginamos una empresa como un vasto océano de datos, la falta de un almacenamiento adecuado provoca caos y dificultad para navegar. Los SCI actúan como brújulas digitales, organizando la información en categorías lógicas y permitiendo a los colaboradores encontrar rápidamente lo que necesitan para satisfacer las necesidades de sus clientes de manera rápida y precisa.
Si la información vital se encuentra dispersa o difícil de localizar, provocará en los colaboradores frustración y sentimiento de urgencia, en el sistema una repetitividad de los datos, y como resultado, un servicio al cliente más lento y menos efectivo. Los beneficios de implementar estos sistemas son varios, entre ellos:
Agilidad en la Atención al Cliente: Un sistema de clasificación eficiente se traduce en una respuesta inmediata a las consultas y necesidades de los clientes. Un ejemplo destacado es el enfoque de Amazon, que organiza extensos conjuntos de datos de productos, mejorando significativamente la búsqueda y brindando una experiencia de compra más rápida y personalizada. Según un estudio de Forrester Research, las empresas que implementan este enfoque han logrado un aumento del 20% en la velocidad de respuesta a consultas de clientes, generando una mayor satisfacción y fidelización a largo plazo.
Reducción de Errores: La correcta organización y actualización de la información minimiza errores humanos y genera confianza en la precisión de los datos. Empresas financieras como JPMorgan Chase han implementado estos sistemas para reducir errores en informes y transacciones, logrando una disminución del 15% en errores operativos. Esto no solo mejora la integridad de los datos, sino que también refuerza la confianza del cliente y la reputación financiera.
Cumplimiento Normativo: Asegurar un acceso controlado y seguro a la información es esencial para cumplir con las regulaciones. En el ámbito de la salud, el Centro Médico de la Universidad de Vanderbilt ha implementado sistemas de clasificación para gestionar datos de pacientes según estrictas normativas de privacidad. Esta iniciativa ha resultado en un cumplimiento del 100% con estándares regulatorios, garantizando la protección de datos sensibles.
Optimización de Recursos: La búsqueda eficiente de datos reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas, permitiendo un enfoque en actividades estratégicas. Tesla, por ejemplo, ha utilizado sistemas de clasificación para organizar datos de fabricación y optimizar la cadena de suministro. Esta eficiencia se traduce en una reducción del 25% en los costos operativos, liberando recursos para iniciativas estratégicas y mejorando la competitividad en el mercado.
Abrir la puerta a la innovación: La organización eficiente de datos no solo mejora las operaciones actuales, sino que también abre la puerta a la integración de tecnologías innovadoras y a la Transformación Digital. Esto incluye inteligencia artificial, análisis predictivo y soluciones basadas en la nube, que requieren grandes fuentes de datos estructurados para su correcto funcionamiento. Este enfoque no solo es estratégico en el presente, sino que también posiciona a las empresas para aprovechar tendencias tecnológicas emergentes.
Al garantizar el acceso a la información, es esencial abordar los problemas en el procesamiento, la transferencia y el mantenimiento de datos. La realidad es que uno de los problemas más comunes que enfrenta el departamento de TI es que la red "está más lenta que de costumbre". La reacción inmediata suele ser ampliar el ancho de banda para darle más capacidad a la red.
Esta solución puede ser adecuada en algunos casos, pero también puede estar equivocada en muchas ocasiones, ya que la lentitud de la red está influenciada por varios factores, incluyendo:
Difusión de Tráfico no Deseado proveniente de sistemas o aplicaciones viejas.
Sistemas Mal Configurados que pueden afectar el rendimiento.
Aplicaciones Ineficientes que envían grandes volúmenes de datos hacia la red en momentos inoportunos.
Sin el análisis adecuado, aumentar la capacidad puede ser una decisión costosa y equivocada. Primero se debe probar incluir sistemas de procesamiento por lotes, procesamiento en tiempo real, análisis de datos, inteligencia artificial y aprendizaje automático, entre otros métodos para procesar datos de manera eficiente para obtener información útil.
Protección de Datos: Seguridad de la Información
Las empresas deben implementar medidas de seguridad, como el cifrado de datos, la autenticación de usuarios, la segmentación de redes y la monitorización de la actividad de los usuarios, para proteger sus datos contra amenazas internas y externas.
La seguridad de datos no es solo un complemento, sino un elemento esencial para asegurar un acceso rápido y eficiente a la información. La eficacia de un sistema de clasificación depende intrínsecamente de las medidas de seguridad que se implementen; ajustándose a la importancia y sensibilidad específicas de los datos.
En este contexto, el estándar internacional ISO/IEC 27001 emerge como una guía fundamental para establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente la seguridad de la información mediante un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). Este estándar ofrece un marco sólido que permite a las organizaciones adaptar sus prácticas de seguridad a sus necesidades específicas y a la constante evolución del panorama de amenazas.
Dentro del SGSI, se pueden definir niveles de información que reflejen la diversidad en la importancia y sensibilidad de los datos. Ejemplos concretos de estos niveles incluyen:
Pública: Información sin datos sensibles, compartida abiertamente con el público en general, como anuncios y publicidad de marketing.
Interna: Datos utilizados internamente y no destinados a ser compartidos externamente, como procedimientos operativos, correspondencia institucional y documentación de planificación interna.
Restringida: Información sensible que requiere un manejo cuidadoso y acceso restringido a personal autorizado, como datos de clientes, información financiera y correspondencia individual.
Confidencial: Datos altamente sensibles accesibles sólo por individuos específicos con autorización especial, como información que forma parte de la propiedad intelectual y ventaja competitiva del negocio.
Estos niveles de clasificación no solo proporcionan un marco para determinar las medidas de seguridad necesarias, sino que también establecen protocolos claros para la gestión y protección de la información. La combinación de un sistema de clasificación bien definido y la aplicación de las mejores prácticas de seguridad según los lineamientos de la ISO/IEC 27001 contribuye significativamente a la creación de un entorno confiable para la gestión de datos en cualquier organización, un requisito indispensable para evitar juegos de poder, especialmente en el contexto de empresas familiares.
En el ámbito de la ciberseguridad, la gestión efectiva de riesgos y amenazas cibernéticas es crucial. Algunos ejemplos clave incluyen ataques de phishing para obtener información, la presencia de malware que puede dañar sistemas, el riesgo de ransomware que bloquea archivos, ataques DDoS que interrumpen servicios, ingeniería social para obtener datos sensibles, vulnerabilidades de software explotables y fugas de datos que comprometen la privacidad.
Para ello, se deben implementar contramedidas como firewalls, sistemas de detección de intrusiones (IDS), encriptación de datos, políticas de control de acceso y control de identidad, entre otras medidas de seguridad físicas para proteger la información contra accesos no autorizados y pérdidas de datos.
La ciberseguridad implica la evaluación constante, la implementación de medidas preventivas y correctivas, y la adaptación continua para enfrentar las tácticas en evolución de los actores malintencionados en el ciberespacio y en nuestros propios equipos de trabajo. Este enfoque proactivo es esencial para fortalecer la resiliencia de las organizaciones frente a las crecientes amenazas digitales.
Trazabilidad de Datos: Confiabilidad y Transparencia
Las empresas pueden implementar mecanismos de control de cambios, como registros de auditoría y firmas digitales, para garantizar que los datos se mantengan íntegros y sean confiables para su uso en análisis y toma de decisiones.
La trazabilidad de datos va más allá de simplemente seguir el rastro de la información a lo largo de su ciclo de vida; representa un catalizador esencial para la transparencia y la mejora continua en los procesos empresariales en cuanto al uso y seguridad de los datos. Esta capacidad no solo aporta la estructura necesaria para organizar y acceder rápidamente a la información y dar claridad a los procesos, sino que también ofrece una perspectiva histórica para analizar y comprender la evolución empresarial, nutriendo así la toma de decisiones y creando una organización de alto desempeño.
La sinergia entre trazabilidad y clasificación impulsa a las organizaciones hacia la excelencia empresarial, proporcionándoles las herramientas necesarias para navegar con éxito en un mundo empresarial en constante evolución.
Conclusiones: Clasificación, Seguridad y Trazabilidad, Pilares de la Gestión Digital Moderna
En resumen, en la era digital, donde la información es un activo invaluable, la gestión eficiente, almacenamiento seguro y la clasificación de datos emergen como pilares fundamentales para el éxito empresarial.
La implementación de SCI no solo organiza el caos digital, sino que también potencia la agilidad en la atención al cliente, reduce errores, cumple con normativas y optimiza recursos, destacando la importancia de la velocidad y la precisión en la percepción de valor por parte del cliente.
La ciberseguridad, respaldada por estándares como ISO/IEC 27001, se convierte en un escudo esencial para preservar la integridad de la información en diversos niveles de clasificación, evidenciando que la organización y seguridad de datos son intrínsecamente interdependientes.
La trazabilidad, al unirse a la clasificación, no solo sigue el camino de los datos, sino que también proporciona una perspectiva histórica, fortaleciendo la toma de decisiones y cultivando una cultura de mejora continua.
En conjunto, estas prácticas forman un enfoque integral que impulsa a las organizaciones hacia el fortalecimiento de su capacidad para brindar un servicio al cliente excepcional y lograr la excelencia empresarial en un entorno dinámico y desafiante en constante cambio. La inversión en el desarrollo de estos conceptos no solo es estratégica, sino también una declaración de compromiso con la eficiencia, la precisión y la satisfacción del cliente, anticipando así un futuro empresarial más resiliente y exitoso.
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Acerca de Pablo Tellaeche (Autor):
Propietario y consultor principal de TACs Consultores, Conferencista y Docente Universitario; busca llevar una verdadera y positiva Cultura Lean y Transformación Digital a toda empresa con la que tenga el gusto de colaborar.