Extracto
En el entorno empresarial actual, cada vez más dinámico y competitivo, las empresas deben adaptarse a los cambios del mercado, las demandas de los clientes y las tendencias tecnológicas emergentes. Esto implica transformarse constantemente para mantenerse competitivo, relevante y sostenible a largo plazo. Sin embargo, llevar a cabo una transformación empresarial exitosa no es una tarea fácil. Requiere de un diseño cuidadoso, una planificación eficiente, una ejecución fluida y un control efectivo para garantizar la alineación y el compromiso por parte de todos los miembros de la organización.
Contenidos
Bases de una Transformación Empresarial: Concientización y Definición del Cambio
Planificando la Transformación Empresarial: Definiendo Estrategias y Objetivos SMART
Ejecutando la Transformación Empresarial: Estableciendo Sintonía en la Organización
Controlando la Transformación Empresarial: Gestionando el Cambio
Conclusión: La Estrategia es de Todos los Miembros de la Organización
Bases de una Transformación Empresarial: Concientización y Definición del Cambio
Todo Plan de Negocio, el conjunto de principios, directrices y objetivos de una organización, se ve en la necesidad de reinventarse y transformarse constantemente para mantenerse relevante y competitiva ante las tendencias del mercado, las demandas de los clientes y los cambios regulatorios. Esto con una frecuencia aproximada de por lo menos tres años, variando dependiendo de la industria y el sector en el que la empresa participe, sin embargo, por regla general, se debe revisar por lo menos 1 vez al año en búsqueda de oportunidades de mejora.
Esta transformación empresarial, generalmente asociada con el mismo crecimiento de la organización que permite explorar nuevos horizontes, no se trata simplemente de implementar nuevas tecnologías o cambiar procesos internos; es un proceso holístico que implica cambios culturales, organizativos y estratégicos que impactan en todos los aspectos de la organización en búsqueda de un logro en términos de:
Incrementar la Rentabilidad: Crear valor a los clientes y satisfacer sus necesidades con mayor eficiencia operativa y mejores márgenes de ganancia.
Acelerar el Crecimiento: (Re)inventar productos y/o servicios para obtener diferenciación, posicionamiento y una ventaja competitiva.
Mantener la Supervivencia: Sobrellevar las crisis internas y cambios en el entorno competitivo al aprovechar mejor los recursos disponibles.
Tener claridad sobre el impacto que buscamos lograr en nuestra Visión y Modelo de Negocio es el primer paso para validar la necesidad y la urgencia del cambio. Esta concientización de la transformación se puede lograr mediante el uso del Modelo de Negocio Canvas, con el cual se puede conceptualizar de manera fácil y visual cuál sería el impacto de nuestras decisiones al momento de brindar servicio a los clientes para obtener ingresos y beneficios y discernir cuáles serían los cambios que más ayudarían al negocio a lograr sus objetivos.
Planificando la Transformación Empresarial: Definiendo Estrategias y Objetivos SMART
Para que una transformación empresarial sea exitosa, ésta debe estar respaldada por una serie de estrategias y objetivos que proporcionen dirección y enfoque al cambio, y permitan a la organización medir su progreso y ajustar su enfoque según sea necesario. Estas estrategias y objetivos deben cumplir con características SMART.
(S) Específicos. Claros, bien definidos y entendidos por todos.
Greg McKeown, en su obra “Essentialism — The Disciplined Pursuit of Less”, expone que la mayoría de las organizaciones tienden a tener valores vagos, visiones demasiado amplias, y metas aburridas y carentes de emoción. Al momento de definir metas SMART, buscamos responder la pregunta: “¿Qué vamos a hacer específicamente en sintonía con nuestros valores y nuestra visión?”. La respuesta debe ser simple, inspiradora, concreta, significativa y cuantificable. Algunos ejemplos pueden ser:
“Mejorar la eficiencia y la productividad al implementar _____ antes del _____.”
“Innovar y desarrollar nuevas soluciones para cambiar _____ antes del _____.”
“Posicionarse en el mercado y superar a _____ para finales de _____.”
“Crear una colaboración externa con _____ para comienzos de _____.”
“Adquirir financiamiento de _____ antes de lanzar _____.”
“Incrementar ingresos por _____% para finales de _____.”
“Abrir una oficina en _____ antes de comenzar _____.”
“Obtener la certificación _____ durante _____.”
“Reducir gastos por _____% para finales de _____.”
(M) Medibles. Datos numéricos provenientes de una fuente confiable.
Cuantificar el progreso hacia el logro de metas en términos de indicadores clave de desempeño (KPIs) y de comportamiento (KBIs) es una de las herramientas más poderosas al momento de impulsar el cambio, ya que su análisis despierta el sentido de urgencia en las personas y detona la mejora la continua en toda la organización debido a que el (in)cumplimiento de las metas pueden desencadenar impactos:
Financieros, en ROI, ROA, ROS, ROE, EBITA, las Ventas, los Costo, y Utilidades.
Comerciales, en el Nivel de Servicio y la Satisfacción del cliente.
Operativos, en la Cadena de suministro, el Flujo de los procesos, la Optimización de recursos, los Sistemas de calidad y el uso de la Tecnología.
Humanos, con Rotación de personal (silenciosa o anunciada), el Desarrollo de colaboradores, la Cultura organizacional y el Entorno interno.
Estos indicadores deben ser sencillos de administrar, aplicar y explicar para garantizar su utilización por las personas responsables de sus procesos; y los resultados de su aplicación deben justificar la inversión de tiempo y otros recursos para desarrollarlos y obtenerlos ya que pueden convertirse en una carga administrativa para los equipos de trabajo que no los lleve a ningún lado.
Plasmar las metas y sus indicadores en un Cuadro de Mando Integral (BSC, por sus siglas en inglés) permite explicar la relación entre diferentes estrategias y objetivos con vínculos causales y facilita el seguimiento de los mismos.
(A) Alcanzables. Cumplibles en las condiciones actuales.
La definición de metas debe tomar en cuenta las condiciones y realidades actuales de la organización, ya que su situación actual puede no ser la más favorable en términos financieros, humanos, materiales y/o técnicos para desarrollar el cambio.
Este análisis de la situación actual se puede lograr mediante el uso del Análisis FODA Matricial, el cual integra la visión de las diferentes áreas clave de la organización sobre:
La situación actual en su mercado (Oportunidades y Amenazas), influenciada por el entorno político, económico, social y tecnológico, y
Las características internas (Fortalezas y Debilidades), influenciadas por el liderazgo y sus juegos de poder, el trabajo en equipo, la comunicación y aspectos técnicos internos.
Con ello, las organizaciones pueden evitar establecer metas demasiado ambiciosas, que puede llevar a la desmotivación y la frustración, y las metas demasiado fáciles, que pueden no impulsar el cambio necesario.
(R) Relevantes. Deben detonar una acción según el resultado.
Si un resultado o el comportamiento de los indicadores están fuera de meta, o bien, tiene una tendencia que se interpreta como negativa para la organización, se deben identificar y valorar todas sus posibles causas para definir planes de acción que permitan mejorar la situación y evitar su reincidencia en futuras ocasiones.
Es importante que las estrategias que se definan y las acciones que se tomen respecto al desempeño de los indicadores proporcionen soluciones integrales a las áreas de oportunidad de la organización dado que no existen éxitos o fracasos individuales, solo un resultado compartido que es el mantenimiento de la rentabilidad sostenida del negocio.
(T) Tangibles (En relación al Tiempo). Tienen un tiempo definido.
Al establecer un plazo específico para alcanzar las metas se activa el sentido de urgencia y enfoque en toda la organización. Esto ayuda a mantener el impulso y evitar la procrastinación ya que sin un plazo de tiempo definido, la meta podría prolongarse,
Al seguir el método SMART para establecer metas de transformación empresarial, las organizaciones pueden garantizar que sus estrategias y objetivos estén orientados hacia resultados tangibles. Esto proporciona dirección y enfoque a la transformación, permitiendo a la organización medir su progreso y ajustar su enfoque según sea necesario para alcanzar el éxito deseado.
Ejecutando la Transformación Empresarial: Estableciendo Sintonía en la Organización
Al momento de llevar a cabo la transformación, es sumamente importante contar con:
Comunicación: Que todos conozcan el plan y sus respectivos roles y responsabilidades.
Metas compartidas: Se reconoce que el éxito es indivisible y todos fallamos si el plan falla.
Recursos adecuados y capaces: Los líderes proporcionan capacidades técnicas y la experiencia de ejercicios anteriores.
Gestión del alcance: Se realiza una planificación anticipada con cronogramas y se revisa de forma constante.
Gestión del cambio: Se toman lecciones aprendidas de ejercicios anteriores y se trabaja con personas bien informadas para adelantarse y gestionar el cambio.
Gestión visual: Tener las metas en lugares visibles para todos y no solo en documentos, diapositivas y otros lugares donde es difícil encontrarlos.
Pruebas piloto: Se hacen pruebas de los cambios en entornos controlados con condiciones reales incluyendo pruebas de contingencia.
Trazabilidad: Se documentan éxitos y fracasos que ayuden en los próximos ejercicios de planificación a lograr los resultados esperados.
Mecanismos de rendición de cuentas claros e inequívocos: Se mide la brecha entre la meta y el resultado, y se detonan acciones sobre ello.
Este último punto resulta ser uno de los retos más grandes a la hora de llevar a cabo el Plan Táctico dado que se rompe el status quo y se abre la puerta al miedo de que se exhiba y castigue el desempeño de la persona responsable, especialmente en entornos de empresas familiares; la adopción de dichos mecanismos con un enfoque humano que separe el problema de la persona y mantenga una comunicación eficaz, frecuente, honesta y abierta es clave si realmente se quiere lograr un proceso de transformación.
Controlando la Transformación Empresarial: Gestionando el Cambio
La gestión del cambio es un aspecto crítico de cualquier estrategia de transformación empresarial. Implica identificar y abordar la resistencia al cambio, comunicar de manera efectiva los beneficios de la transformación, proporcionar capacitación y apoyo a los colaboradores afectados y gestionar los riesgos asociados con el proceso de cambio. Una gestión efectiva del cambio ayuda a minimizar la disrupción y garantiza una transición suave hacia el nuevo estado deseado.
El seguimiento oportuno y el análisis de la información sobre el avance de la transformación por parte de las personas que intervienen en los procesos son la base de la mejora y el logro de los objetivos de la organización al momento de diseñar e implementar un cambio. La capacidad de adaptarse y ajustar la estrategia en función de los resultados obtenidos es fundamental para garantizar el éxito a largo plazo de la transformación empresarial.
Conclusión: La Estrategia es de Todos los Miembros de la Organización
Al momento de buscar una transformación empresarial buscamos vincular y alinear las diferentes partes, etapas y fases de los proyectos y las operaciones con las metas a corto, mediano y largo plazo, priorizando el cumplimiento de metas y la obtención de resultados que garanticen la supervivencia, el crecimiento y la rentabilidad del negocio siempre recordando que: Lo que no se puede medir no se puede controlar, lo que no se puede controlar no se puede gestionar, lo que no se puede gestionar no se puede mejorar.
Sin embargo, es importante notar y aclarar que la estrategia que se implementa casi nunca es la misma que la que se encuentra en papel, sino que es algo emergente y dinámico debido a los rápidos cambios en el entorno empresarial y organizacional, por lo cual, la formulación y revisión de la estrategia es un proceso continuo. Este hecho no debe desmotivar la creación de un buen plan, ya que sin él, la organización carecería de rumbo y estaría a expensas de su capacidad reactiva y no la proactiva.
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Acerca de Pablo Tellaeche (Autor):
Propietario y consultor principal de TACs Consultores, Conferencista y Docente Universitario; busca llevar una verdadera y positiva Cultura Lean y Transformación Digital a toda empresa con la que tenga el gusto de colaborar.
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