Extracto
Evolucionar los procesos de negocio es parte fundamental de una organización para garantizar la entrega de valor a sus clientes, optimizar sus operaciones y mejorar su competitividad en un mercado cada día más dinámico. Mediante la caracterización, documentación y revisión de sus procesos, las empresas realizan la (re)ingeniería de sus operaciones para garantizar eficiencia operativa, coherencia organizacional y mejora continua en todas las áreas de la organización.
Contenidos
Bases de Evolucionar los Procesos de Negocio
Al momento de embarcarse en cualquier iniciativa de transformación durante el trayecto empresarial, buscamos desarrollar la madurez de las operaciones de negocio a un nivel que posibilite una entrega de valor al cliente más eficiente, fluida y efectiva. Esto implica la búsqueda constante de mejoras que lleven hacia el logro de una excelencia operativa y contribuyan sustancialmente al éxito empresarial.
Para ello, debemos tener una comprensión completa de los procesos de negocio y realizar una (re)ingeniería que se enfoque en analizar y optimizar las tareas que desarrolla la organización mediante la caracterización, documentación y/o revisión de procesos para detectar y atender posibles riesgos y áreas de oportunidad, e implementar mejoras que impacten positivamente en la rentabilidad del negocio.
La creación de un mapa de procesos en términos de una cadena de valor, que visualice los procesos estratégicos, tácticos y operativos, proporciona una guía clara para realizar una (re)ingenieria exitosa. En esta cadena de valor, se relacionan procedimientos, roles, funciones y responsabilidades para mostrar de manera clara el funcionamiento general de la organización en la entrega de valor a sus clientes y sirve como punto de partida para caracterizar, documentar y/o revisar procesos de manera eficiente y ordenada.
Caracterización de Procesos: Conociendo sus Componentes Clave
La caracterización de procesos busca comprender a detalle los elementos cruciales que garanticen una ejecución adecuada de las actividades y servir como punto de partida para identificar áreas de oportunidades para optimizar la eficiencia, fluidez y la efectividad. El método SIPOC (Supplier, Inputs, Process, Outputs, Clients) es una herramienta utilizada en la gestión de procesos para ayudar a comprender y visualizar los elementos clave de un proceso empresarial considerando los siguientes componentes:
Proveedores: Personas, departamentos u organizaciones que proporcionan los recursos necesarios para ejecutar el proceso.
Entradas: Recursos financieros, humanos, materiales y técnicos que se utilizan como insumos y son necesarios o transformados en el proceso.
Proceso: Secuencia de pasos y decisiones que se realizan en el proceso para transformar las entradas en salidas con el fin de añadir valor.
Salidas: Productos, servicios, informes, datos procesados u otros resultados que satisfacen las necesidades o expectativas del cliente.
Cliente: Interno o externo que recibe la salida del proceso.
Este método se representa comúnmente en forma de tabla o diagrama para facilitar la comprensión y la comunicación de los elementos clave del proceso. Cada componente se enumera en una columna y se describen los detalles pertinentes en filas asociadas, permitiendo a los equipos identificar áreas de mejora, establecer responsabilidades y tomar decisiones informadas para optimizar la eficiencia y la calidad del proceso empresarial.
Al momento de realizar los ejercicios de caracterización, se debe ser consciente que muchas veces lo que se piensa de un proceso, puede resultar muy diferente a lo que realmente es; es por esto que debemos reunir un equipo de trabajo multidisciplinario que viva el proceso de primera mano para responder las siguientes preguntas clave:
¿Qué se hace? (Actividad)
¿Quién lo hace? (Responsable)
¿Cómo se hace? (Proceso)
¿Cuánto tiempo le toma? (Tiempo)
¿Qué se necesita? (Entrada)
¿Quién(es) lo proporciona(n)? (Proveedores)
¿Qué se genera? (Salida)
¿Quién lo utiliza? (Cliente)
¿Qué elemento(s) o forma(s) de trabajo no agregan valor? (Desperdicios)
¿Cómo asegurarnos que se realice de modo correcto? (Controles)
¿Qué fallas o comportamientos no deseados pueden generarse? (Riesgos)
¿Qué no está claro o falta por definirse? (Zonas grises)
¿Cómo podría mejorarse? (Oportunidades)
Estas son solo las preguntas generales que se deben realizar para obtener una visión completa sobre el proceso. Es importante que las organizaciones analicen y documenten sus procesos para asegurar el funcionamiento adecuado del negocio.
Documentación de Procesos: Evitando Errores
La documentación de procesos busca estandarizar la ejecución y facilitar los procesos de inducción (onboarding) de los nuevos colaboradores que se integran a los espacios de trabajo. Este paso en la (re)ingeniería corre el riesgo de generar conflictos de poder entre los colaboradores y los departamentos, ya que lo que está escrito en papel se utiliza como arma para impulsar intereses a lo largo y ancho de toda la organización.
Para evitar este escenario, se debe entrar en detalle sobre cómo se lleva a cabo cada proceso, asegurando que cualquier persona pueda comprender y ejecutar las tareas requeridas, y a su vez, identificar a los responsables de cada proceso, calcular los tiempos y las condiciones adecuadas y realistas para su ejecución.
Una documentación de procesos no hará que una organización sea perfecta. Siempre existirán errores de muchos tipos dentro de los procesos, los más importantes son:
Humanos: Relacionados a la naturaleza humana; pueden ser abordados con capacitación, concientización y mecanismos de rendición de cuentas.
Olvidos cuando la persona está distraída.
Retrasos cuando la persona procrastina.
Descuidos cuando gana la urgencia del momento.
Omisiones cuando se carece de la experiencia y conocimiento adecuado.
Sabotajes cuando se realizan actos con premeditación, con ventaja, con alevosía o a modo de traición.
Materiales: Relacionados a la proveeduría; pueden ser abordados al desarrollar proveedores, realizar inspecciones de recibo y un buen manejo de inventarios.
No conformidades cuando el producto no cumple con especificaciones.
Desabastos cuando no se solicitan reabastecimientos a tiempo.
Daños cuando no se almacenan materiales adecuadamente.
Técnicos: Relacionados con la utilización de la maquinaria y los equipos; pueden ser abordados con mantenimientos preventivos y correctivos.
Averías cuando los equipos se desgastan.
Fallas cuando se configuran incorrectamente.
Paros cuando se utilizan inadecuadamente.
Procedimentales: Relacionados con la forma de hacer las cosas; pueden ser abordados al reunir las mejores prácticas de los métodos individuales.
Variaciones cuando se da el toque personal a las cosas.
Informáticos: Relacionados con el manejo de los datos; pueden ser abordados con sistemas de información que generen trazabilidad.
Malentendidos cuando solo existen instrucciones orales y se entiende de manera diferente o errónea.
Desconfianzas cuando la fuente de los datos no es confiable.
Estos son solo algunos ejemplos de errores que pueden ocurrir en un proceso. Es importante que las organizaciones identifiquen y aborden activamente estos errores y revisen sus procesos con regularidad para mejorar la eficiencia, la calidad y la fiabilidad de sus operaciones.
Revisión de Procesos: Aplicando Mejora Continua
Caracterizar y documentar procesos es solo el principio para evolucionar los procesos de negocio; la mejora continua es esencial para mantener la eficiencia y la efectividad a lo largo del tiempo. Las auditorías internas periódicas permiten identificar áreas de mejora y garantizar que los procesos documentados se sigan correctamente.
Esta retroalimentación constante promueve la evolución y la optimización continua de los procesos empresariales al adoptar mecanismos formales de identificación, monitoreo, mitigación y control de riesgos y errores. En la práctica podemos encontrar los siguientes mecanismos:
Eliminación: Rediseñar el producto, proceso o sistema para quitar la posibilidad de que ocurra un error en una tarea (o parte del producto asociado).
Prevención: Rediseñar los medios con los cuales se lleva a cabo el producto, proceso o sistema para que la interfaz impida la ejecución del mismo.
Reemplazo: Intercambiar partes por unas que sean más confiables y mejoran la consistencia del resultado.
Facilitación: Facilita y guía al usuario al realizar la tarea mediante información sensorial.
Detección: Identifica el error después que el usuario lo haya iniciado pero antes que se produzca un defecto en el sistema.
Mitigación: Minimiza los efectos negativos del error al diseñar contramedidas preventivas antes del proceso y correctivas después del proceso.
La adopción y/o creación de aplicaciones empresariales que automatizan tareas repetitivas, mejoran la colaboración entre equipos y proporcionan análisis de datos avanzados para la toma de decisiones informadas desempeñan un papel fundamental en esta etapa. Desde soluciones de gestión empresarial hasta plataformas de inteligencia artificial y análisis predictivo, existe una amplia gama de tecnologías disponibles para impulsar la transformación empresarial y mejorar la eficiencia de los negocios.
Es importante fomentar una cultura empresarial que valore la innovación, la colaboración y la adaptabilidad al cambio para asegurar el éxito a largo plazo de la transformación. Esto puede implicar la capacitación y el desarrollo del personal en nuevas habilidades y prácticas, como la programación computacional, así como la creación de un entorno donde se fomente la experimentación y el aprendizaje continuo.
Conclusión: Procesos Como Base de la Transformación
Al evolucionar los procesos de negocio, es esencial identificar y mantener un enfoque claro en los resultados deseados para priorizar las iniciativas de transformación que generen el mayor valor. Estos objetivos pueden incluir la mejora de la calidad del producto o servicio, la reducción de costos operativos, el aumento de la satisfacción del cliente o la expansión del mercado.
El establecimiento de una buena gobernanza que se encargue de gestionar y controlar este proceso de caracterización, documentación y revisión de procesos cada vez se convierte más en una necesidad de negocio que debe ser una prioridad para cualquier empresa.
Al adoptar un enfoque integral que incluya la comprensión de los procesos actuales, el enfoque en la prevención de errores, la implementación de mecanismos de mejora continua y la promoción de una cultura orientada al cambio, las organizaciones pueden posicionarse para alcanzar el éxito en un entorno empresarial cada vez más competitivo y dinámico.
¿Quieres saber más? Visita nuestro Blog: https://www.consultoriatacs.com/blog
¿Listo para transformar tu empresa? Escríbenos en: contacto@consultoriatacs.com
¡Contáctanos hoy mismo y descubre cómo podemos hacer crecer juntos tu negocio!
Acerca de Pablo Tellaeche (Autor):
Propietario y consultor principal de TACs Consultores, Conferencista y Docente Universitario; busca llevar una verdadera y positiva Cultura Lean y Transformación Digital a toda empresa con la que tenga el gusto de colaborar.
Comments