Extracto
La retroalimentación y el feedback son herramientas fundamentales para la mejora continua de las organizaciones y el crecimiento de los equipos de trabajo que las componen. Retroalimentarse mutuamente entre jefes, subordinados y colegas es una manera de fomentar la comunicación abierta y honesta que se requiere para identificar deficiencias, reconocer logros y ajustar el rumbo cuando sea necesario con la finalidad de mejorar las dinámicas de trabajo individuales y grupales.
Contenidos
La Importancia de la Retroalimentación Positiva y el Feedback Constructivo
La retroalimentación, también llamada feedback, es un proceso mediante el cual se transmiten observaciones sobre el desempeño, comportamientos o resultados de una persona con el fin de incentivar un cambio positivo y reforzar los comportamientos efectivos. En las organizaciones, dar y recibir retroalimentación es crucial para asegurar que todos los colaboradores estén alineados con los objetivos de la organización, trabajen de manera eficiente y mantengan una actitud de mejora continua.
La retroalimentación puede provenir de varias fuentes internas y externas:
Internamente, proviene generalmente de:
Evaluaciones y revisiones internas de los proyectos, donde se analizan los resultados y se identifican áreas de mejora.
Análisis de indicadores y métricas de desempeño, que proporcionan datos objetivos sobre el rendimiento individual o del equipo.
Situaciones del día a día, como interacciones cotidianas que revelan comportamientos a corregir o mejorar.
Externamente, proviene generalmente de:
Encuestas de satisfacción, reseñas y comentarios directos, donde los clientes evalúan el servicio o producto recibido.
Análisis competitivos del mercado, que permiten identificar cómo la empresa se compara con la competencia (directa e indirecta) en términos de eficiencia o innovación.
Observaciones de proveedores y auditores, que pueden señalar áreas de mejora en la calidad del servicio o en los procesos operativos.
Y a su vez, puede presentarse en tres direcciones principales:
De jefe a subordinado, cuando el desempeño del subordinado es insuficiente o inadecuado. Por ejemplo, un gerente puede brindar feedback a un subordinado sobre cómo mejorar su productividad o su atención al detalle.
De subordinado a jefe, cuando los subordinados detectan inconsistencias en la gestión o problemas en el ambiente de trabajo. Un ejemplo podría ser un colaborador señalando una falta de claridad en las instrucciones de su superior.
Entre colegas, cuando surgen diferencias sobre criterios y formas de trabajar en equipo, comunicarse o colaborar. Un caso común sería cuando un miembro del equipo menciona cómo mejorar la cooperación en proyectos multidisciplinarios.
Cada una de estas dinámicas presenta sus propios desafíos, pero proporciona grandes oportunidades para mejorar el desempeño de la organización a lo largo de su trayecto empresarial.
1. Feedback de Jefe a Subordinado: Una Herramienta para el Crecimiento
El feedback que un jefe proporciona a sus subordinados es una de las formas más comunes de retroalimentación en cualquier entorno laboral. Este tipo de retroalimentación tiene un rol fundamental en el crecimiento personal y profesional de los subordinados, ya que les proporciona orientación sobre su desempeño y las expectativas de la empresa.
Cuando un jefe proporciona feedback, es importante que lo haga de manera estructurada y estratégica. Es fundamental evitar que la retroalimentación se perciba como un ataque personal, lo que podría generar resistencia, enojo o frustraciones. En cambio, debe enfocarse en los comportamientos observables y los resultados tangibles para ofrecer sugerencias concretas; ya sea como retroalimentación de tipo:
Correctiva para solucionar problemas o comportamientos que deben ajustarse para mejorar el desempeño.
Ejemplo: “He notado que en las últimas semanas no has alcanzado los objetivos de ventas. ¿Podemos revisar juntos las estrategias que estás utilizando y ver cómo podemos mejorarlas?”
Preventiva para abordar señales tempranas de un posible problema.
Ejemplo: “He notado que últimamente estás un poco desorganizado con tus entregas. Antes de que esto afecte tus plazos de entrega, te sugiero que revisemos juntos cómo estás priorizando tus tareas.”
De refuerzo cuando se está haciendo un buen trabajo.
Ejemplo: “Tu presentación ante el cliente fue excelente, especialmente la forma en que abordaste sus preocupaciones. Sigue así, ya que esto realmente nos está ayudando a fortalecer nuestras relaciones con los clientes.”
En todas estas interacciones, el jefe debe:
Ser específico, evitar generalizaciones y enfocarse en puntos concretos.
Centrarse en comportamientos, acciones o resultados, no en la persona.
Proporcionar soluciones, no solo señalar un problema.
Ser oportuno, dar el feedback lo antes posible en un ambiente privado y seguro.
Mantener un equilibrio adecuado entre ser crítico y ser motivador, reconocer una fortaleza, señalar un área de mejora concreta y proponer una acción específica que fomente tanto el desempeño personal como el trabajo en equipo.
Ejemplo de una Interacción Positiva de Jefe a Subordinado
Un subordinado ha estado manejando bien su carga de trabajo, pero no ha estado colaborando lo suficiente con otros miembros del equipo. El jefe podría decir: "He notado que eres muy eficiente en gestionar tus tareas y entregas, lo cual es admirable. Sin embargo, me he dado cuenta de que en ocasiones no colaboras tanto con tus compañeros de equipo. Me gustaría que aprovecharas más las oportunidades para compartir tus ideas y trabajar en conjunto, ya que creo que tu perspectiva podría enriquecer el trabajo grupal. ¿Qué te parece si en el próximo proyecto intentas involucrarte más con los demás?".
2. Feedback de Subordinado a Jefe: Una Oportunidad para Mejorar
El feedback de subordinado al jefe es menos frecuente, ya que muchas veces los subordinados sienten que no tienen el poder o la libertad para ofrecer retroalimentación honesta a sus superiores. Sin embargo, este tipo de retroalimentación puede ser una herramienta poderosa para mejorar la relación jefe-subordinado y el entorno laboral en general.
Al proporcionar feedback, un subordinado puede ayudar a identificar problemas y oportunidades que los jefes no ven en áreas como la comunicación, la toma de decisiones, la delegación de tareas y la creación de un ambiente de trabajo saludable; ya sea como retroalimentación de tipo:
Técnica para ofrecer sugerencias o ideas para mejorar procesos, tecnologías o la gestión del equipo.
Ejemplo: “Creo que si implementamos reuniones breves diarias podríamos mejorar la coordinación entre los diferentes departamentos.”
Organizacional para abordar problemas más amplios como la falta de apoyo, sobrecarga de trabajo o falta de recursos.
Ejemplo: “Últimamente hemos tenido una carga de trabajo muy alta sin suficiente personal, lo que está afectando nuestra calidad de trabajo.”
De mejora para fortalecer la comunicación, la toma de decisiones o la delegación de tareas.
Ejemplo: “A veces las instrucciones para los proyectos no son muy claras, lo que dificulta que el equipo entienda las prioridades.”
En todas estas interacciones, el subordinado debe:
Elegir el momento adecuado, cuando el jefe esté receptivo y no ocupado con otras tareas.
Ser respetuoso y diplomático, destacando los aspectos positivos antes de abordar las áreas de mejora.
Centrarse en hechos concretos y no en emociones o percepciones subjetivas, partiendo de evidencias tangibles.
Proponer soluciones o alternativas, no solo señalar un problema.
Ejemplo de una Interacción Positiva de Subordinado a Jefe
Un jefe ha estado divagando y cambiando el orden de prioridades de manera constante debido a las “urgencias” que provienen de los clientes y de otros miembros de la organización. Un subordinado podría decir: "Durante las últimas semanas, he notado que las instrucciones para los proyectos a veces no son claras desde el principio, lo que provoca retrasos. ¿Qué te parece si organizamos una reunión breve antes de iniciar cada proyecto para revisar las expectativas y asegurarnos de que todos estamos alineados?".
3. Feedback Entre Colegas: Fortaleciendo la Colaboración
El feedback entre colegas es uno de los tipos de retroalimentación más importantes dentro de los equipos, ya que permite un ambiente de trabajo colaborativo y constructivo. En muchos casos, los colegas están más conscientes de los desafíos diarios de cada uno y pueden ofrecer sugerencias o elogios más específicos y relevantes.
Al proporcionar feedback a los colegas, se pueden resolver malentendidos, alinear expectativas y mejorar la dinámica del equipo para que sea más eficiente, respetuosa y colaborativa; ya sea como retroalimentación de tipo:
Profesional para mejorar la cooperación en proyectos conjuntos.
Ejemplo: “He notado que en nuestra última reunión no tuvimos suficiente tiempo para escuchar las ideas de todos. Tal vez podríamos estructurar mejor el tiempo para que todos puedan participar.”
Personal para abordar desconfianzas, confusiones o malentendidos que necesitan resolverse para mejorar la dinámica del equipo.
Ejemplo: “A veces siento que no recibo suficiente información sobre las tareas asignadas, lo que me dificulta completar mi parte del proyecto. ¿Podríamos ser más claros en los correos de seguimiento?”
De coordinación para fortalecer el respeto mutuo y el apoyo dentro del equipo.
Ejemplo: “Me gustaría que pudiéramos dividir las responsabilidades de manera más equitativa. A veces siento que algunas personas asumen más carga que otras.”
En todas estas interacciones, debemos:
Ser honestos, respetuosos y profesionales, para no escalar el posible conflicto.
Centrarse en el problema, no en la persona, para no dañar la relación laboral.
Estar abiertos a un intercambio mutuo de comentarios, especialmente si se trata de un compañero cercano o de alguien con más experiencia.
Resolver cualquier tensión que se tenga en el momento, no dejar que estas se acumulen ya que se pueden transforman en juegos de poder.
Ejemplo de una Interacción Positiva Entre Colegas
Un colega vive en estado de renuncia silenciosa, con posibilidad de convertirse en una renuncia formal y fuga de talento. Un colega podría decir: "En la reunión de ayer noté que no tuviste oportunidad de expresar tus ideas. Me preocupa que estemos perdiendo contribuciones valiosas de tu parte. ¿Te parece si intentamos coordinar para que en la próxima reunión haya espacio para que compartas tus ideas?".
Conclusión: El Feedback como Pilar Estratégico de la Mejora Continua
La retroalimentación positiva y el feedback constructivo, ya sea de jefe a subordinado, de subordinado a jefe, o entre colegas, es una herramienta esencial para el desarrollo y la mejora continua dentro de cualquier organización. A través de una comunicación abierta, honesta y respetuosa, los equipos de trabajo pueden transformar las relaciones laborales y mejorar el rendimiento individual y colectivo.
Nosotros, como posibles sujetos de retroalimentación y feedback, debemos verlo como una oportunidad aprender y desarrollarnos, no como una crítica. Cuando se ofrece y recibe de manera adecuada, se convierte en una herramienta poderosa que impulsa la productividad, mejora la satisfacción laboral y fortalece las relaciones dentro del equipo.
El siguiente paso para cualquier organización que desee mejorar su dinámica de trabajo y lograr un Alto Desempeño es fomentar una cultura de aprendizaje y desarrollo donde el feedback fluya en todas direcciones y en todos los sentidos, creando un entorno donde cada individuo pueda alcanzar su máximo potencial y como equipo se puedan identificar áreas de mejora, corregir el rumbo cuando sea necesario y celebrar los logros para seguir creciendo y mejorando.
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Acerca de Yesenia Pellegrini (Autora):
Consultora en TACs Consultores, especialista en la implementación de soluciones estratégicas y mejoras digitales; busca optimizar los procesos y asegurar el éxito de nuestros clientes.
Acerca de Pablo Tellaeche (Editor):
Propietario y consultor principal de TACs Consultores, Conferencista y Docente Universitario; busca llevar una verdadera y positiva Cultura Lean y Transformación Digital a toda empresa con la que tenga el gusto de colaborar.
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