Extracto
En cualquier proyecto, una buena planificación es el pilar que garantiza el éxito. Desde la concepción inicial hasta la entrega final, cada fase requiere de estrategias y herramientas efectivas que no solo aseguren el cumplimiento de los plazos, costos y estándares de calidad y seguridad esperados, sino que también permita anticipar y mitigar riesgos. En la construcción, una industria sujeta a una infinidad de condicionantes e incertidumbres, la planificación es lo que diferencia un gran éxito inmobiliario de una catástrofe financiera.
Contenidos
La Importancia de la Planificación en la Construcción
A medida que los proyectos de Arquitectura, Ingeniería y Construcción (AEC, por sus siglas en inglés) se vuelven más complejos, y los requisitos más exigentes, es necesario contar con estrategias claras y herramientas efectivas que permitan no solo optimizar la operación y mejorar el uso de recursos, sino también mejorar la administración y maximizar la rentabilidad.
La falta de herramientas, técnicas y enfoques adecuados para generar una planificación adecuada puede llevar a retrasos, sobrecostos, vicios ocultos y accidentes que afectan tanto la reputación de las empresas involucradas como la satisfacción de los clientes. Es por ello que en los últimos años, se ha popularizado la creación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO, por sus siglas en inglés) en las desarrolladoras y constructoras para anticipar riesgos, gestionar recursos, y asegurar que los objetivos de tiempo, costo, calidad y seguridad se cumplan durante el ciclo de vida del proyecto.
Para lograrlo, los profesionales en la gestión de proyectos (PMP, por sus siglas en inglés) realizan una evaluación detallada de las circunstancias alrededor del proyecto:
Los propósitos y objetivos.
Los resultados y beneficios esperados.
Los requerimientos, supuestos y restricciones.
Las condiciones, exclusiones, limitaciones y riesgos.
Los involucrados y su coordinación.
Con el fin de crear un plan que sirva como guía para todas las etapas del proyecto, desde la concepción inicial hasta la entrega final. Sin embargo, existen incertidumbres que requieren abordarse de forma flexible, permitiendo adaptaciones a la estrategia a medida que cambian las circunstancias, siempre manteniendo una alineación con los propósitos y objetivos del proyecto.
Metodologías de Trabajo que Están Transformando la Programación y Programación en la Construcción
Los desafíos inherentes de los proyectos de construcción han llevado al desarrollo de metodologías de trabajo más flexibles y colaborativas basadas en los principios establecidos por el Project Management Institute (PMI) y los que podemos encontrar en el Pensamiento Lean que buscan gestionar de manera eficiente todas las perspectivas de un proyecto AEC. Desde…
El Diseño y Construcción Virtual (VDC, por sus siglas en inglés), que se centra en definir con claridad los objetivos del cliente y alinear a las partes interesadas con el uso de herramientas digitales como BIM.
El Target Value Design (TVD), que se centra en alinear el diseño con el presupuesto del cliente y sus expectativas de valor.
El Método Takt Time (Takt), que se centra en asegurar el flujo continuo de la construcción al anticipar y eliminar las restricciones que limitan el arranque, continuidad y/o cierre de actividades.
El Sistema del Último Planificador (LPS, por sus siglas en inglés), que se centra en mejorar la confiabilidad del cronograma y en fomentar una mayor colaboración entre los equipos de trabajo.
Y muchos otros más.
Se están implementando varios métodos para asegurar una mayor eficiencia, reducir desperdicios y mejorar la precisión de los cronogramas. La combinación dinámica y efectiva de estos, y otros métodos más, no solo permiten que los proyectos se entreguen a tiempo y dentro del presupuesto, sino que también promueven un entorno de trabajo más eficiente y colaborativo, generando valor tanto para los clientes directos como a los usuarios finales.
Fases de la Planificación y Programación de un Proyecto de Desarrollo Inmobiliario
Todo desarrollo inmobiliario comienza con una idea, pero no todas las ideas se convierten en proyectos exitosos. Es por ello que debemos seguir un proceso metódico para sentar las bases de un proyecto exitoso.
1. Planificación Maestra (Master Schedule)
El primer paso es definir el alcance general del proyecto. Esto implica determinar qué se va a construir, quiénes serán los responsables de cada fase y qué criterios se utilizarán para medir el éxito del proyecto.
Desde el principio es fundamental establecer objetivos inteligentes (SMART, por su acrónimo en inglés) que estén alineados con las expectativas del cliente y los requisitos del proyecto para el potencial de negocio. Similar a la planificación estratégica convencional, en esta etapa se definen los hitos principales y las fechas críticas.
A su vez, se determina la viabilidad del desarrollo inmobiliario para asegurar que el proyecto sea factible desde el punto de vista técnico/legal, mercadológico y financiero. De lo contrario, este se desecha para dar paso a nuevos proyectos que cumplan con las expectativas de todas las partes interesadas.
En esta etapa, es recomendable usar herramientas como el diagrama de Work Breakdown Structure (WBS), que ayuda a descomponer el proyecto en tareas manejables y a entender cómo se relacionan entre sí para tener una visión de conjunto.
2. Planificación de Fases (Phase Scheduling)
Una vez determinada la viabilidad y estructuración del proyecto, es momento de desarrollar un plan de las diferentes fases de la ejecución que incluya el cronograma de actividades, la asignación de recursos y un análisis profundo de los riesgos operativos para identificar las actividades clave y sus dependencias.
El cronograma debe detallar cada aspecto del desarrollo inmobiliario y asignar tiempos específicos para la ejecución de cada tarea. Un cronograma adecuado permitirá prever posibles cuellos de botella y asignar los recursos de manera eficiente.
Entre las herramientas más usadas para la programación de proyectos de construcción se encuentran Microsoft Project, Primavera P6 y Procore que permiten la creación de diagramas de Gantt y el análisis de su ruta crítica (CPM, por sus siglas en inglés) para tener una vista clara del cronograma del proyecto, de las relaciones entre las actividades, y cuáles de ellas tienen el mayor impacto (tareas críticas).
Sin embargo, se ha popularizado también el uso del Takt Time Planning para estructurar el trabajo en un ritmo determinado y crear un plan confiable, con el aporte de todo el equipo, que equilibre los flujos de trabajo para las diferentes fases del proyecto.
En esta fase, es útil realizar un análisis de capacidad y carga que permita comparar la capacidad de la organización (en términos financieros, humanos, técnicos y tecnológicos) con la carga de trabajo prevista. De esta manera, se pueden anticipar problemas de sobrecarga o subutilización de recursos.
3. Planificación Anticipada (Look-Ahead)
En este nivel, se visualiza un horizonte de planificación a corto plazo (generalmente de 6 a 8 semanas), donde se revisan las tareas próximas a ejecutarse con el fin de identificar y eliminar restricciones antes de que las actividades lleguen a la fase de ejecución, garantizando que estén listas para realizarse.
Si bien los dos niveles anteriores pueden ser algo idealistas, este debe ser realista con lo que se puede hacer y no sobrecargar a los equipos. Una planificación excesivamente optimista puede llevar a errores y a una mala calidad en la ejecución. Involucrar a todos los actores desde el inicio permite que cada parte comprenda las expectativas y pueda colaborar en la creación de un plan más ajustado a la realidad.
En esta fase, la planificación también debe garantizar la asignación y coordinación adecuada de recursos. Esto incluye no solo materiales y equipos, sino también mano de obra especializada. Una gestión eficiente de los recursos es clave para evitar retrasos y sobrecostos. Por ejemplo, si una grúa no está disponible cuando se necesita, puede detenerse toda la obra.
Para lograr una mejor identificación de problemas potenciales y una coordinación más eficiente entre los distintos equipos, se están implementando simulaciones de escenarios con modelos BIM para visualizar el proceso de construcción antes de que comience y prever riesgos potenciales antes de que se materialicen en el sitio.
4. Planificación Semanal (Weekly Work Plan)
El corazón de la ejecución se encuentra en la planificación semanal, donde los últimos planificadores, que son quienes están en el terreno, se comprometen a realizar tareas específicas. Este compromiso está basado en la disponibilidad real de recursos y en la eliminación de restricciones, lo que asegura un nivel alto de confiabilidad en el cumplimiento del cronograma.
Muchas veces es en este punto que el cliente decide cambiar las especificaciones y/o el orden de prioridades. Es por ello que la planificación debe ser lo suficientemente flexible para incorporar estas solicitudes afectando lo menos posible el cronograma.
Aquí es donde la capacidad de adaptar el cronograma y los recursos a las circunstancias cambiantes se vuelve crucial. Un proyecto de construcción puede verse afectado por factores externos como cambios en las condiciones del mercado o eventos climáticos imprevistos. Estar preparados para enfrentar estos desafíos es esencial para mantener el proyecto dentro de los parámetros establecidos.
5. Revisión Diaria (Daily Review)
El monitoreo continuo es esencial para identificar cualquier desviación del cronograma o del presupuesto y tomar las acciones necesarias para evitar contratiempos. Las reuniones diarias con los contratistas permiten revisar el progreso y hacer ajustes en el plan si es necesario. Es ahí donde se demuestra el valor de una planificación flexible ya que los ajustes oportunos pueden evitar que problemas menores se conviertan en grandes inconvenientes.
Para este seguimiento en tiempo real del proyecto se hace uso de indicadores clave de desempeño (KPIs, por sus siglas en inglés) que nos ayudan a identificar desviaciones y atender sus causas, mejorando continuamente la planificación futura y tomando las lecciones aprendidas del proceso para que no vuelvan a ocurrir en ese u otro proyecto. Es crucial contar con indicadores que nos permitan responder estas preguntas:
¿El proyecto está avanzando según el cronograma previsto?
¿Los costos están dentro del presupuesto estimado?
¿Se están cumpliendo los estándares de calidad requeridos?
¿El proyecto está cumpliendo con las normativas de seguridad?
Conclusión: La Planificación como Pilar del Éxito de los Proyectos de Construcción
La planificación es la base sobre la cual se construye un desarrollo inmobiliario exitoso. Desde la concepción de la idea hasta la entrega final, una planificación cuidadosa y estratégica garantiza que cada etapa del proyecto se ejecute de manera eficiente y dentro de los parámetros de tiempo, costo, calidad y seguridad establecidos. Una planificación flexible y bien estructurada permite anticipar problemas, gestionar riesgos y coordinar a todos los equipos involucrados en el proyecto.
La capacidad de adaptarse a los cambios, gestionar los recursos de manera eficiente y monitorear el progreso de los proyectos de construcción en tiempo real son las claves para asegurar que el proyecto pueda adaptarse a las necesidades cambiantes y a la incertidumbre de las condiciones políticas, económicas, sociales, tecnológicas, legales y de medio ambiente (PESTLE, por sus siglas en inglés).
En una industria cada vez más competitiva como la AEC, la capacidad para planificar de manera efectiva y adaptarse a los cambios es clave para la sostenibilidad y crecimiento de las empresas en esta gran industria.
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Acerca de Yesenia Pellegrini (Autora):
Consultora en TACs Consultores, especialista en la implementación de soluciones estratégicas y mejoras digitales; busca optimizar los procesos y asegurar el éxito de nuestros clientes.
Acerca de Pablo Tellaeche (Editor):
Propietario y consultor principal de TACs Consultores, Conferencista y Docente Universitario; busca llevar una verdadera y positiva Cultura Lean y Transformación Digital a toda empresa con la que tenga el gusto de colaborar.
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