Extracto
La gestión empresarial y el camino que conlleva convertirse en un negocio exitoso pasa por un camino trazado. Comenzando con la asignación de responsabilidades, pasando por la división del trabajo y la delegación de autoridad, hasta llegar a la gestión de riesgos y la descentralización, cada fase representa un paso crucial hacia la profesionalización del negocio que garantiza su éxito y continuidad en el entorno empresarial dinámico y competitivo de la actualidad.
Contenidos
La Evolución Empresarial del Changarro Millonario al Negocio Exitoso
Etapa I - De 2 a 4 técnicos: Asignación de Responsabilidades
Etapa III - De 8 a 40 técnicos: Delegación de Autoridad y Administración del desempeño
Etapa IV - De 40 a 100 técnicos: Gestión de Riesgos, Control y Mejora Continua
Etapa V - De 100 técnicos en adelante: Descentralización, Expansión y Diversificación
La Evolución Empresarial del Changarro Millonario al Negocio Exitoso
Siendo la ambición de todo emprendedor la de liderar grandes empresas, dejar un patrimonio para su familia y establecer un legado en su comunidad, muchos se encuentran atrapados en una realidad desafiante. Operan un "changarro grandote", donde se invierten más de 60 horas semanales, enfrentando urgencias, corajes, ansiedades y angustias que generan un ambiente de estrés excesivo debido al bajo equilibrio entre vida personal y laboral, desencadenando problemas de salud físicos, familiares y organizacionales.
El aparente éxito de estos negocios se manifiesta de maneras engañosas:
Hay ventas millonarias… pero la mayoría provienen del esfuerzo personal del dueño, a pesar de contar con vendedores, o incluso, un área comercial.
Hay buena facturación… pero no se sabe si realmente se gana o pierde dinero; y en caso de ganancias, no se encuentra rastro del efectivo.
Se reportan ganancias… pero se desvanecen en el pago de servicios, nóminas y proveedores; el dueño, cuando tiene suerte, recibe su remuneración a pesar de trabajar 10 ó más horas al día todos los días.
Se realizan nuevas contrataciones… pero el dueño no puede deslindarse de la operación ya que los colaboradores son dependientes de él.
La necesidad de cambio es evidente, y la clave para liberarse de la esclavitud del changarro que depende exclusivamente del dueño radica en la profesionalización de la empresa. Este proceso implica:
Alinear la estructura organizacional hacia una estrategia específica, medible, alcanzable, relevante y tangible en el tiempo.
Implementar mejores prácticas en los procesos de negocio que fomenten el crecimiento sostenible del negocio.
Desarrollar un ecosistema que fomente la excelencia en todos los niveles de la organización y promueva el éxito empresarial.
Estos componentes se transforman a medida que la organización crece en la cantidad de técnicos que laboran en la organización, pasando por diferentes etapas de evolución empresarial que buscan conducirla hacia la consecución de sus objetivos, teniendo en cuenta su tamaño y alcance. Estos pasos no solo ofrecen una ruta clara hacia la independencia empresarial, sino que también prometen una transformación significativa en el equilibrio entre trabajo y vida para todos los miembros de la organización.
Etapa I - De 2 a 4 técnicos: Asignación de Responsabilidades
En las fases iniciales de muchas empresas, es común encontrarse con la figura del "Todólogo", una persona que asume todas las funciones y responsabilidades (autoempleado). Aunque esta práctica puede parecer ahorrativa inicialmente, con el tiempo resulta ineficiente debido a la abrumadora cantidad de responsabilidades que se llevan a cabo para operar un negocio.
Al dejar de ser una sola persona la que opera el negocio, la asignación de responsabilidades se convierte en una estrategia fundamental que busca flexibilidad y sustitutividad para que múltiples individuos puedan desempeñar las mismas actividades pero con un orden. Las responsabilidades generales a asignar son:
Directivas: Toma de decisiones de riesgo, Definición de estrategia empresarial, Definición de metas.
Comerciales: Valuación de la oferta y demanda, Búsqueda y obtención de Clientes, Atención a clientes.
Administrativas: Elaboración de presupuestos, Compras, Pedidos y pagos.
Operativas: Coordinación y control de Proyectos, Organización del personal obrero, Toma de decisiones sobre factores no previstos.
Humanas: Contrataciones, Cálculo de nóminas y retenciones, Capacitación.
En esta fase inicial, la distribución eficiente de estas responsabilidades sienta las bases para el crecimiento ordenado de la empresa, permitiendo que cada técnico se enfoque en áreas específicas y contribuya al desarrollo integral del negocio. La colaboración y la sustitutividad se convierten en pilares esenciales para superar los desafíos iniciales y allanar el camino hacia una evolución empresarial exitosa.
Etapa II - De 4 a 8 técnicos: División del Trabajo
A medida que la empresa experimenta un crecimiento, la flexibilidad inicial de las responsabilidades puede dar lugar a invasiones y conflictos internos. En este punto, surge la necesidad de establecer una clara división del trabajo y la formación de equipos de trabajo para optimizar el funcionamiento de la organización.
La división del trabajo implica una estrategia cuidadosa para convertir a cada colaborador en un especialista en su área, capaz de abordar y resolver problemas de manera eficaz, aprovechando las capacidades individuales. En caso de carecer de habilidades técnicas o humanas para desarrollar un área a su máximo potencial, se debe considerar la capacitación o la contratación de nuevo talento.
En esta fase, se forman departamentos o divisiones que abarcan campos de actividades específicas, realizables, homogéneos y separadas, preparando el terreno para una gestión más efectiva de las complejidades que conlleva el crecimiento empresarial. Este enfoque especializado y eficiente se convierte en un pilar fundamental para el éxito continuo de la organización a medida que expande sus operaciones.
Etapa III - De 8 a 40 técnicos: Delegación de Autoridad y Administración del desempeño
Esta fase representa un momento crucial en la evolución empresarial y la liberación de la esclavitud del changarro, donde los líderes que han sido el motor de su negocio desde sus inicios se enfrentan al desafío de delegar decisiones a colaboradores que no han compartido todo el trayecto. Este proceso puede resultar desafiante debido a diversos factores, entre los que se encuentran:
Conflictos familiares (en el caso de los negocios familiares).
Falta de personal competente para la toma de decisiones.
Falta de interés en el desarrollo de los subordinados.
Inseguridades, como el temor a ser sustituido.
Desconfianza en subordinados competentes.
Falta de experiencia en la delegación.
Necesidad de destacar.
Inmadurez personal.
Perfeccionismo.
Entre otros.
Superar estos desafíos requiere, en primer lugar, crear conciencia sobre la responsabilidad que conlleva el poder y cómo las decisiones impactan en toda la organización. Además, es crucial establecer un orden de mando efectivo, respaldar la autoridad de los colaboradores capaces para tomar decisiones y mantener una coherencia estricta en este proceso. Cada miembro del equipo debe comprender claramente la dirección a seguir.
La decisión de delegar autoridad debe pasar por un proceso definido para garantizar que la toma de decisiones sea correcta y congruente que implica:
Dirigir a colaboradores principiantes, entusiastas, deseosos de aprender y comprometidos proveyendo instrucciones específicas y supervisando cercanamente el cumplimiento de la tarea.
Coachear a colaboradores no tan nuevos en el proceso que se encuentren desmotivados o desconfíen de sus capacidades dirigiéndolos y explicándoles las decisiones para incrementar su madurez.
Asesorar a colaboradores con experiencia que se encuentren motivados a contribuir en la toma de decisiones y deseosos de ser escuchados al compartir responsabilidad sobre la toma de decisiones.
Delegar a colaboradores competentes que puedan autodirigirse para el logro de directrices, metas y resultados dándoles autonomía en la toma de decisiones y la resolución de problemas.
Establecer un sistema de evaluación de desempeño se vuelve crucial en esta etapa para evaluar cómo los colaboradores contribuyen a los estándares y objetivos de la empresa. Este sistema es una herramienta de gestión que sirve para:
Contribuir a la planificación del desarrollo de la carrera de cada colaborador.
Contribuir en decisiones sobre remuneraciones y movimientos de personal.
Retroalimentar a supervisores y líderes de recursos humanos.
Posibilitar la detección de errores en el diseño de los cargos.
Determinar necesidades y potencialidades de capacitación.
Conocer la validez de los procedimientos de selección.
Intervenir con acciones apropiadas.
Evaluar el potencial humano.
Ante deficiencias, la capacitación emerge como una herramienta esencial para potenciar el desempeño del personal, siendo más que un gasto, una inversión clave en el desarrollo organizacional. Superar obstáculos, como la falta de inversión, tiempo, rentabilidad, oferta o interés por parte de los colaboradores, se logra mediante un análisis detallado de las necesidades de desarrollo técnico y humano. La capacitación se convierte en un proceso estratégico con seguimiento continuo, garantizando un impacto efectivo en el desempeño y el crecimiento sostenible de la empresa.
Etapa IV - De 40 a 100 técnicos: Gestión de Riesgos, Control y Mejora Continua
El control se define como el establecimiento de sistemas que permitan identificar errores, desviaciones, causas y soluciones de manera eficiente y económica; implica acciones destinadas a garantizar que el trabajo ejecutado esté alineado con lo planificado. En esta perspectiva, un control efectivo se caracteriza por:
Obtener datos sin interrumpir los esfuerzos productivos de la empresa, asegurando que la información recopilada sea la mínima necesaria para entender la situación actual y los factores críticos que se están midiendo.
Minimizar el impacto en tiempo, dinero y esfuerzo en la administración y gestión de los riesgos empresariales, a la vez que proporciona una visibilidad adecuada de estos de manera periódica.
Almacenar, proteger y garantizar la integridad de los datos, facilitando la toma de decisiones preventivas y correctivas correctas e informadas.
Con la delegación de autoridades en las etapas previas, la organización y estructuración de información se vuelven una prioridad crítica para garantizar la supervivencia y el crecimiento continuo de la empresa. En las primeras dos etapas, el propietario mantenía un conocimiento preciso de toda la información del negocio. Sin embargo, en la tercera etapa, esta capacidad de retener información comienza a disminuir debido al crecimiento y la profesionalización del negocio, tanto para el propietario como para los diversos departamentos.
Las áreas específicas que se deben cuidar son:
Control de Gestión: Enfocado en actividades administrativas a niveles superiores y medios de la organización, incluyendo elementos de largo plazo.
Control Financiero: Centrado en información financiera y contable, razones financieras y la capacidad de la organización para cumplir con deudas y financiar sus operaciones. Muy importante en la toma de decisiones clave.
Control de Operaciones: Dirigido a supervisar las actividades principales de la organización, asegurando que se desarrollen según lo planeado. Abarca niveles inferiores y medios de la organización a corto plazo.
Control de Calidad: Enfocado en garantizar que la actividad principal de la organización cumpla con parámetros de calidad; considerando aspectos como la capacitación, el entrenamiento y el ambiente de trabajo en el resultado.
Esta fase no solo busca mantener un seguimiento detallado de las operaciones, sino que también promueve una mentalidad de mejora continua. Los datos recopilados se utilizan no solo para corregir desviaciones, sino también para optimizar procesos y fortalecer la posición competitiva de la empresa en el mercado. La gestión efectiva del control en esta etapa es esencial para el progreso sostenible y la resiliencia empresarial que facilita la descentralización y expansión hacia nuevos mercados, donde el dueño se encuentra libre y dispuesto de explorar nuevas oportunidades.
Etapa V - De 100 técnicos en adelante: Descentralización, Expansión y Diversificación
En esta etapa evolutiva, se gesta una transformación significativa: cada área adquiere su autonomía, consolidándose como una entidad independiente dentro de la organización conocida como “Unidad de Negocio”. Este cambio marca la transición hacia una estructura descentralizada, donde cada Unidad de Negocio tiene la capacidad de tomar decisiones autónomas, siempre en sintonía con las normas y políticas generales establecidas y es responsable de garantizar su rentabilidad por sí misma.
Este proceso conduce a una mayor especialización y eficiencia en la gestión empresarial donde cada Unidad de Negocio opera como una pequeña empresa dentro del conjunto, con responsabilidades claramente definidas y una visión alineada con los objetivos organizacionales. Este enfoque descentralizado no solo impulsa la eficiencia operativa, sino que también facilita la identificación y explotación de nuevas oportunidades de expansión y contribuye al crecimiento general de la organización.
A su vez, promueve la diversificación, la penetración en nuevos mercados y la búsqueda constante de formas innovadoras de agregar valor a los clientes y al negocio. La descentralización se convierte así en un motor clave para el desarrollo continuo y sostenible en un entorno empresarial dinámico.
Conclusión: La Profesionalización del Negocio Soñado
El proceso de evolución y profesionalización empresarial, desde el "Changarro Millonario" hasta convertirse en un "Negocio Exitoso", implica superar desafíos iniciales, optimizar operaciones y alcanzar la independencia empresarial. A través de cinco etapas, que van desde la asignación de responsabilidades hasta la descentralización y expansión, se busca crear una estructura eficiente, contratar personal adecuado y fomentar el crecimiento.
Este viaje empresarial no solo es un testimonio de adaptabilidad y perseverancia, sino también una estrategia para lograr un equilibrio entre trabajo y vida, culminando en un negocio independiente, eficiente y sostenible en un entorno empresarial dinámico y competitivo como el actual.
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Acerca de Pablo Tellaeche (Autor):
Propietario y consultor principal de TACs Consultores, Conferencista y Docente Universitario; busca llevar una verdadera y positiva Cultura Lean y Transformación Digital a toda empresa con la que tenga el gusto de colaborar.