Extracto
La incertidumbre es un factor ineludible en cualquier organización, y aunque no podemos eliminarla por completo, sí podemos gestionarla eficazmente para reducir la variación en los resultados. A través de técnicas como (1) el pensamiento Lean, (2) la planificación de escenarios, (3) la inteligencia de negocios, y (4) el desarrollo de una organización resiliente; las empresas pueden minimizar los impactos negativos de la incertidumbre y crear una ventaja competitiva para navegar con éxito los tiempos de cambio.
Contenidos
La Naturaleza de la Incertidumbre y la Variación
En un entorno empresarial donde la única constante es el cambio, la incertidumbre juega un papel importante en la cabeza de cualquier organización que busca mantenerse a la delantera de su competencia y por encima de las condiciones del mercado. Es por ello que gestionar la falta de certeza sobre el futuro de manera eficaz se ha vuelto una habilidad clave para los líderes que buscan reducir el impacto de la variación en sus negocios y controlar mejor el crecimiento de las organizaciones.
En cada proyecto, y en cada acción, existen desde pequeñas fluctuaciones hasta grandes disrupciones que se pueden categorizar en dos tipos de incertidumbre:
Incertidumbre Interna, relacionada con la toma de decisiones, la eficiencia de los procesos, la productividad de los trabajadores y la cultura organizacional.
Incertidumbre Externa, proveniente de cambios en la economía, nuevas regulaciones, innovaciones tecnológicas disruptivas o eventos globales, como la pandemia de COVID-19.
Ambas formas de incertidumbre tienen algo en común: generan variación, es decir, fluctuaciones en el rendimiento y los resultados que dificultan la planificación de actividades y la predicción de los resultados. Siendo así que las industrias primarias como la agroindustria y la construcción son las más propensas a sufrir de este fenómeno. Sin embargo, con la implementación de estrategias y herramientas digitales adecuadas, es posible reducir la incertidumbre y minimizar sus efectos adversos.
El éxito de cualquier proyecto depende de la habilidad para prever y manejar las incertidumbres. Esto requiere una planificación cuidadosa, tomar medidas tempranas y utilizar herramientas útiles para prevenir problemas antes de que sean difíciles de solucionar. La clave está en ver la incertidumbre no sólo como un problema, sino también como una oportunidad para mejorar las cosas y hacer que los proyectos funcionen mejor.
Técnicas para Gestionar la Incertidumbre
Para gestionar la incertidumbre es indispensable tener un enfoque proactivo para identificar y planificar los riesgos para reducir la variación en los procesos y resultados.
1. Aplicar el Pensamiento Lean: Una Base Sólida
El enfoque Lean, que se originó en la industria manufacturera japonesa, se centra en la eliminación de desperdicios y la creación de un flujo continuo de valor. Al estandarizar los procesos y mejorarlos continuamente, las empresas pueden crear resultados confiables que se adapten a las necesidades del momento. Sin embargo, esto resulta en ocasiones insuficiente para mitigar los efectos inmediatos de la incertidumbre.
Este enfoque es esencial para garantizar que la organización resuelva los problemas actuales y minimice la probabilidad de que vuelvan a surgir en el futuro. Al aplicar el modelo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar), se pueden realizar mejoras graduales y aumentar la eficiencia de los procesos para asegurar el éxito de los proyectos.
2. Diversificar y Planificar Escenarios: Prepararse para lo Inesperado
Cuando enfrentamos un entorno incierto, es necesario estar preparados para diferentes situaciones que se pueden presentar; desde los escenarios más optimistas hasta los más pesimistas, debemos planear una estrategia adecuada para cada uno y aplicar mecanismo de amortiguación (holguras) para evitar que los eventos inesperados afecten el resultado final que buscamos. Estos mecanismos se pueden clasificar como:
Holguras de Inventario para amortiguar demoras en la proveeduría.
Ejemplo: Mantener un stock adicional de materiales esenciales.
Holguras de Tiempo para compensar retrasos.
Ejemplo: Añadir “tiempo extra” a las tareas clave del cronograma
Holguras de Capacidad para acelerar la producción.
Ejemplo: Tener recursos adicionales para responder a cualquier situación.
Estas holguras nos ayudan a mantener la flexibilidad necesaria para gestionar los imprevistos sin comprometer el proyecto en su totalidad. También, al dividir los proyectos en fases cortas (sprints), podemos ajustar rápidamente el rumbo según lo dicten las circunstancias, reduciendo así el riesgo de que un cambio imprevisto impacte significativamente todo el proyecto.
3. Medir y Controlar los Procesos: Identificar un Problema en el Momento que Sucede
Monitorear y controlar los procesos es fundamental para identificar variaciones en tiempo real y corregirlas antes de que se conviertan en problemas mayores. Al contar con sistemas de Inteligencia de Negocios (BI) que permiten recopilar, procesar y analizar datos de múltiples fuentes para generar informes y dashboards interactivos, podemos no solo mejorar la estabilidad de los procesos, sino que también reducir la variabilidad y facilitar la toma de decisiones en panoramas inciertos.
También es importante mantener un ciclo de retroalimentación constante con los clientes y el resto de las partes interesadas para detectar señales de advertencia tempranas, y poder realizar ajustes en la estrategia de manera continua antes de que los problemas se vuelvan insuperables.
4. Desarrollar una Organización Resiliente: Aprovechar la Incertidumbre
Aunque las técnicas anteriores son eficaces para gestionar la incertidumbre, es fundamental desarrollar una cultura organizacional resiliente, capaz de adaptarse a los cambios de manera eficiente y con una mentalidad de crecimiento que le permita no solo responder bien a las crisis, sino emerger de ellas más fuerte. Algunas estrategias para lograrlo incluyen:
Resolver los Problemas Cuando Suceden, evitando así la creación de conflictos no resueltos, la generación de desconfianzas entre las personas y los juegos de poder en la organización.
Impulsar una Cultura de Innovación, fomentando la experimentación y la búsqueda de nuevas oportunidades con el fin de evitar verse sorprendidos por los cambios.
Fortalecer la Transparencia y la Comunicación Interna, informando, alineando e involucrando a los equipos para reducir la ansiedad y las variaciones en el desempeño.
Considerar el Bienestar de los Colaboradores; invirtiendo en reducir el estrés y los errores debido a este.
Conclusión: El Dominio de la Incertidumbre
En todos los proyectos siempre sucederán cosas inesperadas; es por eso que siempre hay que estar abiertos a la posibilidad de que el plan va a cambiar. Esta mentalidad le permite a los equipos de trabajo anticipar posibles riesgos, planificar soluciones y mantener la flexibilidad necesaria para adaptarse a cambios inesperados en las condiciones y circunstancias alrededor de los proyectos.
Dominar la incertidumbre no es una cuestión de tener todas las respuestas, sino de estar preparado para adaptarse y prosperar en cualquier escenario. Al planificar detalladamente los proyectos, medirlos constantemente, y ajustar las estrategias de manera oportuna, podemos convertir los grandes desafíos en majestuosas oportunidades de crecimiento.
Los tiempos de incertidumbre también son tiempos de oportunidad, mientras otros se paralizan por el miedo al “qué pasará”, los invitamos a seguir en movimiento, aprender nuevas habilidades, inscribirse a cursos, tomar certificaciones, ver tutoriales en plataformas como YouTube, LinkedIn Learning, Coursera, etc., leer libros de valor agregado... Esto abrirá más puertas y oportunidades de las que se pueden imaginar.
Con estos enfoques, los equipos pueden minimizar los riesgos, mejorar la eficiencia y garantizar que los proyectos se completen a tiempo, dentro del presupuesto, con los estándares de calidad establecidos y las medidas de seguridad necesarias.
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Acerca de Yesenia Pellegrini (Autora):
Consultora en TACs Consultores, especialista en la implementación de soluciones estratégicas y mejoras digitales; busca optimizar los procesos y asegurar el éxito de nuestros clientes.
Acerca de Pablo Tellaeche (Editor):
Propietario y consultor principal de TACs Consultores, Conferencista y Docente Universitario; busca llevar una verdadera y positiva Cultura Lean y Transformación Digital a toda empresa con la que tenga el gusto de colaborar.