Extracto
La adopción de nuevas tecnologías a menudo viene acompañada de una serie de desafíos complejos e interrelacionados entre sí como: (1) la lentitud en las implementaciones, (2) la resistencia al cambio, (3) la complejidad de los sistemas, (4) la falta de adopción de los colaboradores, (5) los costos elevados, y (6) los riesgos de ciberseguridad. Sin embargo, el superarlos abre la puerta a la optimización de las operaciones, la automatización de los procesos, la reducción de costos, y la obtención de una ventaja competitiva que impulsara el éxito sostenido de tu organización.
Contenidos
Superando Retos en la Implementación de Tecnologías Digitales
2. Crear Consenso Real: Clave para Superar la Resistencia al Cambio
3. Desarrollar Habilidades Tecnológicas: Clave para Superar la Complejidad de los Sistemas
4. Generar Incentivos Sanos: Clave para Superar la Falta de Adopción por Parte de los Colaboradores
6. Realizar Tácticas Adecuadas: Clave para Mitigar los Riesgos de Seguridad Cibernética
Conclusión: Aplicando la Receta de una Historia de Éxito de una Transformación Digital
Superando Retos en la Implementación de Tecnologías Digitales
En la actualidad, la implementación de tecnologías y herramientas digitales se ha convertido en una necesidad ineludible para las empresas que buscan mantenerse competitivas en su sector. Sin embargo, es una realidad que la mayoría de estos cambios en las formas de actuar de las organizaciones requieren un cambio radical en las formas de pensar la dirección, administración y operación de los negocios.
Para gestionar estas transformaciones de forma adecuada, se debe conocer y comprender primero la “Receta para una Historia de Éxito en Transformación Digital” basada en el modelo de Lippitt-Knoster para manejar cambios complejos, que incluye los siguientes ingredientes:
Visión: Entender lo que buscamos lograr con la tecnología, tener una visión clara y definida de los objetivos y metas que se quieren alcanzar a través de la digitalización.
Consenso: Alinear a todos los miembros de la organización con la visión y los objetivos de la Transformación, crear un sentido de unidad y compromiso compartido para asegurar una implementación coherente, consistente y exitosa.
Habilidades: Saber aplicar la amplia variedad de tecnologías disponibles en el mercado, capacitarse continuamente y desarrollar habilidades para adaptarse a nuevas herramientas y plataformas tecnológicas.
Incentivos: Querer hacer las cosas de diferente manera a como siempre se ha hecho, fomentar una cultura de innovación y estar dispuesto a cambiar y mejorar continuamente.
Recursos: Poder dedicarle tiempo, dinero y esfuerzo a transformar el negocio, contar con los recursos temporales, financieros y humanos necesarios para llevar a cabo la Transformación Digital.
Tácticas: Hacer que las cosas sucedan, implementar planes de acción concretos y medibles para asegurar que la visión, el consenso, las habilidades, los incentivos y los recursos se traduzcan en resultados tangibles.
Estos seis ingredientes son indispensables para realizar una transformación digital verdadera, positiva y exitosa. Si falta alguno, el cambio será muy difícil (o imposible) de gestionar porque provocará en los equipos reacciones negativas que dificultan considerablemente el proceso…
Sin visión, habrá confusión y “urgencias”.
Sin consenso, habrá sabotajes y juegos de poder.
Sin habilidades, habrá ansiedad.
Sin incentivos, habrá apatía y renuncias (silenciosas o anunciadas).
Sin recursos, habrá frustración.
Sin tácticas, habrá parálisis.
Siguiendo paso a paso la receta podemos superar los retos comunes en la implementación de tecnologías digitales.
1. Definir una Visión Clara: Clave para Superar la Lentitud en la Implementación de Nuevas Tecnologías
La creación e integración de nuevas tecnologías con los sistemas y procesos existentes puede ser un proceso lento y complicado, especialmente si no se cuenta con una visión clara de lo que se quiere lograr, ya que provoca una ola de cambios y ajustes que termina impactando los tiempos y la calidad del desarrollo tecnológico.
Antes de cualquier implementación, se debe realizar una evaluación exhaustiva de los aspectos conceptuales, procedimentales y actitudinales que influyen en el desempeño de la organización con el fin de detectar áreas de oportunidad que pueden ser atendidas con la adopción y adecuación de tecnologías compatibles e interoperables. Algunas estrategias clave para desarrollar esta visión de conjunto son:
Desarrollar un Mapeo de Procesos Integral para visualizar el flujo de trabajo.
Identificar las Redundancias e Ineficiencias, así como tareas repetitivas y manuales, que pueden ser automatizadas.
Establecer una Estrategia SMART para lograr la transformación.
Estudiar el Mercado y los Movimientos de la Competencia para identificar tendencias emergentes que puedan ser aprovechadas por la organización.
Definir las Herramientas y Sistemas a desarrollar y/o implementar.
Al definir con claridad lo que buscamos lograr, creamos la base para un desarrollo exitoso que se irá ajustando en función de los resultados que se vayan obteniendo.
2. Crear Consenso Real: Clave para Superar la Resistencia al Cambio
La resistencia al cambio es un aspecto natural del ser humano, ya que este implica romper paradigmas, modificar rutinas y aprender nuevas habilidades; lo cual puede hacer sentir a los directivos y/o colaboradores incómodos o temerosos. Es por ello que desde el principio debemos abordar la implementación de nuevas tecnologías de forma estructurada, sistemática y transparente.
Para evitar que la resistencia natural del ser humano por cambiar se convierta en una resistencia dirigida hacia el cambio que se busca lograr, debemos concientizar a toda la organización sobre los costos y beneficios, así como los riesgos potenciales, de la nueva tecnología sobre los resultados de la organización, y además, animar a todos los colaboradores a expresar su sentir y proponer nuevas ideas y enfoques que puedan sumar al cambio. Algunas estrategias para generar consenso son:
Identificar a los Líderes (Formales e Informales) dentro de la organización.
Escoger "Champions" que motiven y ayuden a otros colaboradores a adaptarse a las nuevas herramientas y tecnologías.
Concientizar Sobre los Costos, Beneficios y Riesgos de la nueva tecnología sobre los resultados de la organización.
Recibir Retroalimentación sobre la propuesta de cambio.
Responder Preguntas y Abordar Inquietudes de manera directa.
Proporcionar Recursos y Materiales de Apoyo que faciliten la transición.
Para mantener el consenso y la alineación de la organización, es necesario mantener una comunicación continua sobre el progreso, los aciertos y los errores al momento de llevar el cambio a la práctica de forma transparente.
3. Desarrollar Habilidades Tecnológicas: Clave para Superar la Complejidad de los Sistemas
Uno de los desafíos más significativos al implementar nuevas tecnologías digitales es su rápida evolución que exige habilidades especializadas que pueden ser escasas dentro de una organización. Los sistemas, muchas veces complicados y poco intuitivos para iniciantes, pueden resultar en una baja productividad y frustración entre los usuarios.
Es por ello que se debe asegurar de que los usuarios reciban la formación necesaria para utilizar las nuevas tecnologías de manera efectiva. Proporcionar recursos de apoyo como guías, tutoriales y asistencia técnica son esenciales para pasar del desarrollo a la implementación. También, al momento de estar en el proceso de evaluación y selección de sistemas, se debe optar primeramente por:
Elegir Únicamente Herramientas que se Integren Bien con los sistemas existentes.
Priorizar la Experiencia del Usuario (UX) con interfaces de usuario (UI) simples y funcionalidades que no requieran un conocimiento extenso del sistema.
Probar Antes de Comprar para evaluar si la solución es fácil de usar y se adapta a las necesidades de la organización.
Recopilar Comentarios y Opiniones sobre la facilidad de uso y la utilidad de las herramientas.
4. Generar Incentivos Sanos: Clave para Superar la Falta de Adopción por Parte de los Colaboradores
Ciertamente la adopción de herramientas digitales encuentra su mayor desafío en la adopción completa y verdadera por parte del equipo. Muchas veces la implementación de nuevas tecnologías se desarrollan en paralelo a la operación normal, siendo así que se alimentan dos sistemas (el antiguo y el nuevo, el manual y el automático, o bien, el físico y el digital) con el fin de asegurar la integridad de la información mientras se desarrollan todas las funcionalidades de los nuevos sistemas.
El problema muchas veces surge cuando se tiene que “soltar” el viejo sistema y utilizar únicamente el nuevo sistema ya que el equipo puede tener miedos e inseguridades sobre su correcto funcionamiento, especialmente si la fase de desarrollo estuvo envuelta de problemas. Esto debe abordarse con una estrategia de integración gradual que incluya:
Una Implementación Por Fases que permita ajustes y mejoras continuas sin interrumpir las operaciones diarias.
Realiza Pruebas Piloto para evaluar la efectividad de la nueva tecnología antes de una implementación a gran escala, así como analizar y resolver los problemas que pueden afectar el desempeño de la organización.
Formar Equipos Multidisciplinarios para asegurar que todas las perspectivas sean consideradas y la implementación sea más fluida.
A su vez, se debe reconocer y recompensar la participación activa durante todo el proceso para mantener alto el espíritu del equipo e incentivar su involucramiento activo en la transformación del negocio y en el enriquecimiento de una cultura de innovación.
5. Reservar los Recursos Necesarios: Clave para Superar los Costos Elevados y Presupuestos Impredecibles
La implementación de tecnologías digitales a menudo implica una inversión significativa en hardware, software, infraestructura y capacitación. Para las micro, pequeñas y medianas empresas (MIPyMES), estos costos pueden ser prohibitivos y difíciles de prever. Para gestionar los costos, las empresas deben optar por soluciones escalables que se ajusten a los presupuestos y necesidades cambiantes de la organización.
Además, se debe evaluar cuidadosamente el retorno de la inversión (ROI) y priorizar las implementaciones tecnológicas con el mayor potencial de impacto en el desempeño de la organización; para aliviar la carga financiera en las empresas se puede:
Aprovechar Modelos de Pago Tipo Suscripción solo por los servicios que se utilizaran.
Investigar Subvenciones y Ayudas Gubernamentales para la digitalización de empresas.
Establecer Relaciones a Largo Plazo con Proveedores en las que la empresa juegue el papel de validación (también conocido como “conejillo de indias”) del sistema para obtener mejores precios y condiciones.
6. Realizar Tácticas Adecuadas: Clave para Mitigar los Riesgos de Seguridad Cibernética
Una realidad que muchas veces se omite es que la adopción de nuevas tecnologías aumenta la superficie de ataque y puede exponer a las empresas a ciberamenazas como el ransomware, el phishing y las violaciones de datos. Siendo así que uno de los huecos de fuga de información más comunes son las herramientas en la nube que nos permiten colaborar de forma simultánea y fluida.
Las empresas deben desarrollar y aplicar una estrategia integral de ciberseguridad que incluya:
Implementar Medidas de Seguridad Básicas como firewalls, software antivirus y cifrado de datos.
Capacitar a Todos Sobre Buenas Prácticas de Seguridad cómo identificar correos de phishing, crear contraseñas seguras y manejar la información sensible de manera adecuada.
Realizar Auditorías Periódicas de Seguridad para identificar y corregir vulnerabilidades en los sistemas.
Conclusión: Aplicando la Receta de una Historia de Éxito de una Transformación Digital
Al…
Definir una Visión Clara, compartir el por qué es necesaria la Transformación Digital y cómo se realizará.
Crear Consenso Real, involucrar a personas de toda la organización para recopilar opiniones y alinear sus puntos de vista con la estrategia.
Desarrollar Habilidades Tecnológicas, identificar áreas de oportunidad, proporcionar la capacitación necesaria y mejorar las habilidades internas o atraer externos con las habilidades adecuadas.
Generar Incentivos Sanos, comprender qué motiva a las personas y crear los mecanismos adecuados para la motivación intrínseca y extrínseca.
Reservar los Recursos Necesarios, obtener las herramientas, tecnologías y otros recursos necesarios.
Realizar Tácticas Adecuadas, desarrollar una hoja de ruta de alto nivel y un plan de acción detallado que describa las prioridades, el orden y los pasos para realizar el cambio de manera segura.
… las organizaciones pueden navegar con éxito la era digital y asegurar su crecimiento y competitividad a largo plazo.
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Acerca de Pablo Tellaeche (Autor):
Propietario y consultor principal de TACs Consultores, Conferencista y Docente Universitario; busca llevar una verdadera y positiva Cultura Lean y Transformación Digital a toda empresa con la que tenga el gusto de colaborar.